home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1996 November / Software of the Month Club 1996 November.iso / pc / dos / biz / dm / readme < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1996-09-18  |  17.0 KB  |  429 lines
  1. To Print this Manual: Press M (Mark) at the beginning of the
  2. Manual. Go to the end of the Manual and press M (Mark) again.
  3. Select the Print option to print the Manual.
  4.  
  5. A PRINTED MANUAL WITH MUCH MORE DETAILED INSTRUCTIONS IS PROVIDED
  6. WITH THE REGISTERED VERSION. Due to disk space limitations, these
  7. shareware version instructions are somewhat abbreviated.
  8.  
  9. ---------------------------------------------------------------
  10.  
  11. Data Master Version 3.3
  12. Copyright 1990-96 Robert K. Summers - All Rights Reserved.
  13. Distributor: RKS Software, Inc., Arlington, VA 22207-4565
  14. 703-534-1726
  15. 703-534-4358 (FAX)
  16. e-mail: rkssoft@gnn.com
  17. Internet World Wide Web: http://members.gnn.com/rkssoft
  18.  
  19. Data Master is a program which allows you to use, create, and modify
  20. industry standard dBase .DBF files. It uses and creates standard dBase
  21. .DBT memo fields. It does not use standard dBase .NDX files. They are
  22. too slow. Instead, it uses FoxPro style .CDX compound index files.
  23.  
  24. You can easily add, edit, search, analyze, and print reports on your
  25. data. Data Master is extremely powerful and easy to use. It handles
  26. dBase files of unlimited size.
  27.  
  28. This shareware version is not crippled or limited in any way. It does
  29. have a number of 'nag' screens and messages to remind you that it is the
  30. sharware version and to 'bug' you enough so that you will pay us $39 for
  31. a nag-free registered version.
  32.  
  33.                               DISCLAIMER
  34.  
  35. Data Master is provided "AS IS". It is licensed without any
  36. warranty of merchantability, fitness of particular purpose,
  37. performance, or otherwise; all warranties are disclaimed.  By
  38. using Data Master, you agree that Robert K. Summers and RKS
  39. Software, Inc., will not be liable to you or any third party for
  40. any use of (or inability to use) this software, or for any
  41. damages (direct or indirect) whatsoever, even if RKS Software,
  42. Inc. or Robert K. Summers are apprised of the possibility of such
  43. damages occurring.  In no event shall Robert K. Summers or RKS
  44. Software, Inc. be liable for any loss of profit or any other
  45. commercial damage, including but not limited to special,
  46. incidental, consequential or other damages.  The entire risk
  47. related to the quality and performance of the program is on you.
  48.  
  49.                               LICENSE STATEMENT
  50.  
  51. Registered owners are licensed to use their registered copy on a
  52. single machine and to make archival copies for the sole purpose
  53. of backing up the program.  Data Master may be moved from one
  54. computer location to another, so long as there is no possibility
  55. of it being used at one location while it is being used at
  56. another.
  57.  
  58. PC user groups, shareware distributors, BBS operators, and CD ROM
  59. vendors may add Data Master to their libraries.
  60.  
  61.                          SHAREWARE TRIAL
  62.  
  63. You may have procured this software from another source such as
  64. the libraries on Compuserve, a BBS, a shareware disk vendor, or
  65. from a friend. That's fine!. We encourage registered users to
  66. introduce new users to Data Master by providing them with an
  67. unregistered copy. Try it out for up to 30 days, and if you
  68. decide to continue using it, pay the license fee of US $39 You'll
  69. receive a registered copy and other benefits described below.
  70.  
  71. Shareware gives users a legal but limited trial period to test
  72. the software before purchase.  Data Master in shareware form is
  73. fully functional and completely documented.
  74.  
  75.                          HOW TO REGISTER
  76.  
  77. By phone: call 1-703-534-1726.
  78.  
  79. By mail: mail us the registration form found at the end of this
  80. documentation.
  81.  
  82. By fax: fax the registration form found at the end of this
  83. documentation to 703-534-4358.
  84.  
  85. By Compuserve: GO SWREG, and select registration ID 368. The $39
  86. registration fee will be charged to your COMPUSERVE account.
  87. COMPUSERVE will notify us immediately of your registration and we
  88. will mail you your registered copy of the program the same day.
  89.  
  90. By e-mail: send an e-mail message with your mailing information,
  91. credit card number and expiration date, to: rkssoft@gnn.com
  92.  
  93.                        BENEFITS OF REGISTRATION:
  94.  
  95. 1. FREE LICENSED COPY OF THE MOST RECENT VERSION OF DATA MASTER,
  96. sent to you immediately by first class mail.
  97.  
  98. 2. PRINTED USER MANUAL, containing complete information on Data
  99. Master operations.
  100.  
  101. 3. FREE U.S., Canadian, and Australian zip/postal codes databases,
  102. included with your registered version.
  103.  
  104. 4. FREE TECHNICAL SUPPORT by fax, e-mail, or regular mail.
  105.  
  106. 5. DISCOUNT on upgrades of future versions of Data Master.
  107.  
  108. If you have received Data Master through a user group, a shareware
  109. distributor, or an electronic bulletin board, please remember that
  110. you are still obligated to register if you decide to use Data Master
  111. after the 30 day trial period.
  112.  
  113.  
  114. If you have received Data Master on a distribution disk from RKS
  115. Software, a shareware vendor, or computer club, there will be an
  116. installation program on the disk. To install:
  117.  
  118. 1. place the working disk in drive A.
  119.  
  120. 2. at the A:> prompt, type A:INSTALL and follow the on-screen
  121. instructions. The default installation directory is C:\DM.
  122.  
  123. 3. to start Data Master any time in the future, type \DM\DM at
  124. any C:\> prompt. If you place the \DM directory in your path
  125. statement, just type DM at any C:\> prompt.
  126.  
  127. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your
  128. computer. It must be in the root directory of your fixed disk. If
  129. you do not already have a CONFIG.SYS file you must create one
  130. that has this line, and place it in your PC's root directory:
  131.  
  132.                              FILES=21
  133.  
  134. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include a
  135. FILES setting, you must add this FILES=21 line to the file.  You
  136. can do it with any text editor.  If your CONFIG.SYS file already
  137. contains a FILES setting greater than 21, you can leave it as is.
  138.  
  139.                             DEFINITIONS
  140.  
  141. Database: A database is an organized collection of information or
  142. data. A simple example of a database is a mailing list.  Dbase
  143. database files always have a file extension of .DBF.
  144.  
  145. Record: All the data for a particular entry is called a record.
  146. In a mailing list, each record contains all the name & address
  147. data for one person.
  148.  
  149. Field: Each item of information within a record is called a
  150. field. In each mailing list record, for example, there may be
  151. fields for last name, first name, street, city, state, and zip
  152. code. A database can contain one or more of five types of fields.
  153. These five are:
  154.  
  155.       1. Character - This type of field allows entry of all the
  156.      letters, numbers and symbols you see on your keyboard. In a
  157.      typical mailing list, all the fields would probably be
  158.      character type fields.
  159.  
  160.       2. Numeric - This type of field allows only entry of
  161.       numbers.  Use it only for numbers you want to calculate.
  162.       Put zip codes or phone numbers in a character field, not a
  163.       numeric field.
  164.  
  165.      3. Date - This type of field allows only date entries.
  166.  
  167.      4. Logical - This type of field allows only a true/false
  168.      entry.
  169.  
  170.      5. Memo - This type of field is an elastic character field.
  171.      Whereas character fields must be defined as a fixed length,
  172.      e.g., 20 characters long, memo fields have no fixed length.
  173.      Instead, memo field data is stored in a companion file, with
  174.      a .DBT (DataBase Text) extension, and takes up no disk space
  175.      unless data is entered into it.
  176.  
  177. Indexes: An index is a file which sorts your records the way you
  178. want.  Persons working with a mailing list database, for example,
  179. might create indexes based on last name and zip code.
  180.  
  181. Index files created and used by Data Master have a file extension
  182. of .CDX. Creation and use of index files is explained below.
  183.  
  184.                         USING DATA MASTER
  185.  
  186. Type DM at the DOS prompt of the DM directory to start Data
  187. Master, or type \DM\DM if you are not in the DM directory.
  188.  
  189. In most cases, Data Master will be able to detect whether you
  190. have a color or monochrome monitor.  If you have a monochrome
  191. monitor and the Data Master screen is not clear, type DM M to
  192. start Data Master.  The extra M tells Data Master to use
  193. monochrome, not color.
  194.  
  195. When the program starts, you will see that the Main Menu presents
  196. five options. These are discussed in turn below.
  197.  
  198. You may select any main menu option by pressing ALT plus the
  199. first letter of the option. Example: press ALT S to select the
  200. Services option. Main menu sub-options may be selected by
  201. pressing the highlighted letter for that option.
  202.  
  203. You may press ALT X to quit the program.
  204.  
  205. You may also select main menu and sub-options by using the arrow
  206. keys to highlight the option and then press Enter to select the
  207. highlighted option.
  208.  
  209.                             Files
  210.  
  211. Use this option to display a menu of eight sub-options.
  212.  
  213. Open: Select this option to open a database file in the current
  214. directory. Data Master will load this file and display it on the
  215. screen in browse mode where you may add, edit, delete, etc.
  216. records.  Select the Quit option to return to the main menu.
  217.  
  218. IMPORTANT TIP: ONCE A FILE IS LOADED, YOU MAY JUMP INTO BROWSE
  219. MODE AT ANY TIME FROM THE MAIN MENU BY PRESSING THE F2 KEY.
  220.  
  221. The Status box at the bottom of the screen will always display
  222. the currently loaded database.
  223.  
  224. Note: Data Master is installed with one example database called
  225. NAMES.DBF which you can use to build a name and address file.
  226.  
  227. Modify/Create: Use this feature to modify the structure of an
  228. existing database, or to create a new database. You can add,
  229. edit, or delete fields of the five types described above.
  230. Instructions for use are provided on the screen.  Once created,
  231. you cannot modify a field name. Instead, create a new database
  232. with the field name(s) you want, and use the Append File option
  233. to move records from the old file to the new file.
  234.  
  235. Change Directory: Use this feature to select another hard disk
  236. directory, e.g., C:\ELVIS.
  237.  
  238. Close Database: Use this feature to close the currently active
  239. database. The Status box will show that no database is active.
  240.  
  241. Append File: Use this feature to append (merge) records from
  242. another database or ASCII file into the currently active
  243. database. When appending ASCII records, the fields in the ASCII
  244. file must be in exactly the same sequence as the fields in the
  245. active dbase file.  
  246.  
  247. Save As: Use this feature to save the currently active database
  248. to a new dbase file or to an ASCII text file.
  249.  
  250. Print Structure: Use this feature to print the database structure.
  251.  
  252. eXit: Select this option to quit the program. You may also press
  253. ALT X to quit the program.
  254.  
  255.                             Indexes
  256.  
  257. A index lets you sort your records any way you want. When you
  258. select this option, you will be presented with four choices:
  259.  
  260. Create New Index: Use this feature to create a new index.
  261. Data Master will prompt you to select the field(s) to index on. 
  262. Data Master will then ask you to name the index file, and create
  263. it.
  264.  
  265. Select Controlling Index: When using more than one index, use
  266. this option to tell Data Master which index is the controlling
  267. index. For example, if you have created a last name index and a
  268. zip code index using the Select Index(es) option above, and you
  269. want to work with the records in last name order, use this option
  270. to tell Data Master that the last name index is the controlling
  271. index.  Data Master will display the records in last name order.
  272.  
  273. Delete Index: Use this option to delete an index.
  274.  
  275. Rebuild Open Index(es): Use this feature to rebuild all active
  276. indexes.  This means that Data Master will make sure that
  277. there is a correct entry in each index file for each record in
  278. the database file. This feature also reclaims any empty space
  279. from deleted indexes.
  280.  
  281. Data Master stores your indexes in a single file which has the
  282. same name as the database file, but with a .CDX extension. For
  283. example, if your database file is called CLIENTS.DBF, Data Master
  284. will store all your indexes in a file called CLIENTS.CDX. You
  285. never have to bother about the .CDX file. Data Master creates it
  286. and manages it automatically for you. If there is a .CDX file,
  287. Data Master knows it and uses it automatically.
  288.  
  289.                               Use
  290.  
  291. Use this feature to display a menu of options for using the data
  292. in the database.
  293.  
  294. Browse Records: Select this option to browse the currently active
  295. database. You may add,edit, delete, locate, and view all the
  296. records in the database.  NOTE: a shortcut for displaying records
  297. in browse mode is to PRESS THE F2 KEY.
  298.  
  299. Sum/Average Data: Use this option to sum or average data in
  300. numeric fields.
  301.  
  302. Replace Data: Use this option to replace the data in a specified
  303. field in ALL the records in the currently active database. Be
  304. sure you have a backup copy of your records in case you make a
  305. mistake using this option.
  306.  
  307. Check for Duplicates: Use this option to find duplicate records
  308. in the currently active database. 
  309.  
  310. Frequency Analysis: Use this option to see what the frequency of
  311. data is in a specified field.
  312.  
  313. Delete Records: Use this option to delete all the records in your
  314. database. If a filter/query is active, only those records meeting
  315. the filter/query condition will be deleted.
  316.  
  317. Pack Records: use this option to physically purge records
  318. 'deleted' in the browse mode.  Records deleted in browse mode
  319. still occupy disk space. This pack recovers the disk space.
  320.  
  321. sTatistics: use this option to display a variety of stistical
  322. information about your database.
  323.  
  324. Mailing Labels: use this option to print mailing labels from the
  325. currently active database.
  326.  
  327. Form Letters: use this option to compose and print letters or
  328. memos. You can merge database data into your letters and memos.
  329.  
  330.                           Query Builder
  331.  
  332. Use this feature to create a query condition, or filter, so you
  333. can work with any subset of records you want to. When a query
  334. condition is active, Data Master will only display or print
  335. records meeting the query condition.  The Status box will display
  336. any query condition. To turn off the query, select the Turn Query
  337. Off option.
  338.  
  339.                             Services
  340.  
  341. This feature presents a menu of support services:
  342.  
  343. Report Writer: Select this option to use the Report Writer. The
  344. Report Writer allows you to create custom reports, output the
  345. reports to printer or disk, and save the report specifications
  346. for future use.  
  347.  
  348. Read a Text File: Use this option to read any text file which may
  349. be on your disk.
  350.  
  351. Erase a File: Use this option to erase any file on your disk.
  352.  
  353. Change Directory: Use this feature to change to any other
  354. directory on your hard disk. The currently active database will
  355. be closed when you select this option.
  356.  
  357. Format Dates: Use this option to select the date format you want
  358. to be used in your database fields.
  359.  
  360. Weights and Measures: use this handy conversion utility to
  361. convert a variety of weights and measures.
  362.  
  363. Create Mailmerge File: use this option to create a mailmerge file
  364. for your favorite word processor.
  365.  
  366. Time Period Anaylsis: use this option to conduct a time period
  367. analysis of your records.
  368.  
  369.  
  370.                          FUNCTION KEYS
  371.  
  372. F1- Use this to read the Users Manual on-line
  373. F2- Use this to invoke the browse mode.
  374. F3- Use this to temporarily exit to DOS. You could use this
  375. feature to temporarily leave Data Master and, for example, run
  376. your favorite spreadsheet program or word processing program.  To
  377. return to Data Master, type EXIT at the DOS prompt and press the
  378. Enter key.
  379. F6- Use this to display a pop-up printing calculator.
  380. F7- Use this to display a current record count.
  381. F8- Use this to display a calendar.
  382.  
  383.                         TECHNICAL SUPPORT
  384.  
  385. We do not charge a fee for normal technical support.  You may
  386. reach us via:
  387.  
  388. 1. Phone:..: 703-534-1726
  389. 1. FAX.....: 703-534-4358
  390. 2. e-mail..: rkssoft@gnn.com
  391.  
  392.                     -- DATA MASTER REGISTRATION --
  393.  
  394. To order Data Master and the printed User Manual:
  395.  
  396. - call 703-534-1726, or
  397. - fax the form below to 703-534-4358, or
  398. - send Internet e-mail to rkssoft@gnn.com
  399. - mail the form below to RKS Software, Inc.
  400.                             3820 N. Dittmar Road
  401.                             Arlington, VA 22207-4565
  402.  
  403. To order by mail, please complete the form below, enclose your
  404. check for $39.00, plus $4.00 shipping/handling for U.S. and
  405. Canada, and $6.00 shipping/handling for other international
  406. orders. We accept all U.S. and foreign Postal Money Orders, and
  407. will also accept checks drawn on foreign banks.
  408.  
  409. PLEASE RUSH MY COPY OF DATA MASTER AND PRINTED USER MANUAL TO:
  410.  
  411. Name: _________________________________________________________
  412.  
  413. Address: ______________________________________________________
  414.  
  415. City: _______________________ State: ________  ZIP: ___________
  416.  
  417. Phone:_________________________________________________________
  418.  
  419. Visa ____  MasterCard _____  American Express ___  Discover ___
  420.  
  421. Credit Card No: __________________________ Exp. Date:__________
  422.  
  423. Signature for credit card order:
  424.  
  425. _______________________________________________________________
  426.  
  427. ====================================================================
  428.  
  429.